O primeiro passo é a realização de um diagnóstico, feito por meio de um questionário. Essa ferramenta, denominada Indicadores de Gestão para a Escola Ideal, foi criada especialmente para o programa e procura identificar oportunidades de melhoria para a unidade escolar. Mapeia seis dimensões da escola:
Profissionais da educação – analisam a suficiência, estabilidade e assiduidade dos profissionais que atuam na escola
Condições de ensino – registra as instalações da escola e os materiais didático-pedagógicos
Políticas e práticas pedagógicas – estudam o projeto pedagógico da escola e de professores
Desempenho escolar – medem política da escola para questões como rendimento, frequência e fluxo escolar
Ambiente educativo – mapeia se a escola promove a cultura para a paz
Gestão escolar – identifica a postura da instituição frente a atores governamentais, não governamentais e comunitários.
Após esse diagnóstico, a Secretaria Municipal de Educação, juntamente com os gestores escolares, define as prioridades para atuação e, a partir daí, são desenvolvidos projetos específicos para cada prioridade. São projetos ligados à gestão escolar, melhoria da rede física, estímulo à leitura e à escrita, envolvimento da comunidade e dos pais na vida da escola.